はじめに

ECサイトと基幹システムの連携を考えている方のなかには、「基幹システムとの連携は本当に必要？」「具体的にどのような連携方法がある？」などと疑問を抱いている方もいるのではないでしょうか。

本記事では、基幹システムの概要と基幹システム連携の必要性、連携させる際の注意点などについて詳しく解説します。記事の後半では、ECサイトと基幹システムの連携方法も紹介しているので、最後まで読んでいただくことで、導入時の理解が深まるはずです。本記事を参考にECサイトと基幹システムを連携させ、業務効率化とWebサイトの品質向上を実現させていきましょう。

基幹システムとは

基幹システムとは、企業の基幹業務を管理するシステムのことを指し、英語では「Mission Critical System」と表記します。ビジネスを行ううえで欠かせない販売管理や在庫管理、会計などの業務を効率化する役割をもちます。

ERPとの違い

基幹システムと混同されやすいシステムに、「ERP（Enterprise Resource Planning）」があります。

ERPとは、企業が有するヒト・モノ・カネなどのあらゆる資源を一括管理し、企業の業務全体をカバーするシステムのことです。基幹システムが販売管理や在庫管理など、各部署や目的に応じて独立したシステムを指すのに対し、ERPは複数の基幹業務を統合したシステムと区別できます。

基幹システムの主な種類

基幹システムの種類は、非常に多様です。主な種類と、それぞれの役割を紹介します。

基幹システムの種類	役割
生産管理システム	材料の仕入れから製品の生産、納期通りの生産などを管理します。
販売管理システム	見積もりから受注、納品、請求までのプロセスを一元管理します。
在庫管理システム	常に最新の在庫状況を確認できるよう、在庫情報や入出庫情報などを管理します。
受注管理システム	消費者からの注文と発送までを管理します。

上記の他にも、人事給与システムや財務会計システム、勤怠管理システムなどもあります。

ECサイトと基幹システムの関係

ここまで、基幹システムについて解説してきましたが、ここからはECサイトにおける基幹システムの必要性について解説していきます。特に連携をしたほうが良いケースについても紹介するので、自社のWebサイトと照らし合わせてみてください。

基幹システム連携の3つの必要性

ECサイトに基幹システム連携が必要な主な理由には、以下の3つが挙げられます。

1．業務効率化を図れる

業務効率化を図るために、基幹システム連携は必要です。基幹システムを連携させると、これまで手入力していた商品情報や在庫情報、受注情報などを自動で取り込めるようになります。

各システムのデータを処理したり入力したりする手間が省けるだけでなく、計算ミスや入力ミスなどのヒューマンエラーも減らせるため、作業効率が大幅に向上します。

2．情報の整合性を維持できる

基幹システムを連携させると、ビジネスを行ううえで欠かせない顧客情報や商品情報などのマスターデータを統一できます。

幅広い情報の整合性を維持できることにより、情報のタイムラグやデータ紛失、情報の重複などミスの削減も可能です。業務の属人化による偏りや業務品質の低下を招かないためにも、基幹システムの連携は必要なのです。

3．ECサイトの品質を向上できる

基幹システムの連携は、ECサイトの品質向上にもつながります。基幹システムを連携させることで膨大なデータをリアルタイムで処理し、可視化できるからです。

常に最新の情報をECサイトに反映できる体制を整えることができれば、消費者にとって利用しやすい高品質なECサイトを実現できるでしょう。

連携が特に必要な3つのケース

基幹システムの連携が特に必要な3つのケースについて、紹介します。1つでも当てはまる場合は、基幹システムの連携を検討しましょう。

1．商品の種類が多い

さまざまな種類の商品を取り扱っている場合は、基幹システムの連携を行いましょう。

ECサイト上にすべての商品情報を登録し、更新し続ける作業は、膨大な手間と時間がかかります。また、販売を中止した商品情報がそのままWebサイト上に残っていたり、商品が重複したりなどのミスがあると、Webサイトの品質を下げてしまう恐れがあります。

取り扱い商品が多ければ多いほど、基幹システムの連携は有効だと言えるでしょう。

2．在庫数に限りがある

在庫数の少ない商品を取り扱う場合も、基幹システムの連携が必要です。

同じ商品を複数のWebサイトや実店舗で販売していると、同じタイミングで商品が売れた際に在庫が足りなくなるという問題を引き起こしてしまいます。そのような事態を防ぐためにも、基幹システムを連携させて、在庫情報をリアルタイムで確認できる体制を整えておくことが大切です。

一方で、商品の種類が少なく、また大量の在庫を抱えている場合は、基幹システムの連携が必要ないケースもあります。そのため、取り扱っている商品や在庫数などを考慮して、連携するかどうかの検討をするようにしましょう。

3．発注量や頻度が高い

商品の売れ行きがよく、仕入れ先への発注量や発注頻度が増えると、在庫管理や発注作業なども増え、負担が大きくなります。処理する物量が多くなるほどミスも発生しやすくなるため、発注量や発注頻度が高い場合は基幹システムの連携を検討しましょう。

連携が求められるデータ

ECサイトと基幹システムの連携が求められるデータには、以下の4つが挙げられます。

商品情報

商品名や型番、価格、サイズなどが記録されている、最も重要なマスターデータです。

消費者の購買行動に直結する重要な情報であるため、常に最新の情報がECサイトに表示されるよう、定期的な情報更新を行う必要があります。

在庫情報

在庫情報は、発生した出来事を記録するトランザクションデータの一つです。

ECサイトの訪問者へ在庫数を知らせるほか、在庫切れが起こるリスクや大量の在庫を抱えてしまう事態も防げます。そのため、頻繁に情報更新を行い、連携させることが大切です。

顧客情報

顧客名や住所、連絡先、担当者などの顧客情報の連携も求められます。

特に、BtoBの企業にとっては非常に重要な情報で、今後のマーケティングや営業戦略などに欠かせません。頻繁な情報更新と、基幹システムから最新情報を入手する必要があります。

受発注情報

受発注情報は、ECサイトから基幹システムへの更新が必要です。

リアルタイムの情報を可視化することで、物流との連携がスムーズに行えるうえ、1日ごとの売上高も確認しやすくなります。

ECサイトと基幹システムを連携するうえでの5つの注意点

ECサイトと基幹システムを連携させる必要性について解説してきましたが、実際に連携する際にはどのようなことに注意すれば良いのでしょうか。

ECサイトと基幹システムを連携させる際には、以下の5点に注意しておこないましょう。

1．連携するデータの範囲を考える

ECサイトと基幹システムを連携させる際はまず、連携するデータの範囲を考えましょう。

BtoB向けのECサイトでは、主に商品や顧客、注文情報などを取り扱うため、どのデータを連携させるのかを決める必要があります。現在の業務やデータの流れを考慮し、必要な情報を十分に連携させることが大切です。

2．データ量とタイミングを決める

連携するデータの件数や容量、タイミングを想定しておくことも大切です。

特に、データ連携を行うタイミングは、基幹システムと連携させる目的によって大きく異なるため、現在の業務と照らし合わせながら慎重に決めましょう。

3．連携モデルの検討

ECサイトと基幹システムを連携させる際は、連携モデルの検討も重要です。

連携モデルは主に、「ファイル連携」「API連携」「データベース連携」などが挙げられます。データをリアルタイムに連携させるべきか、もしくはある程度まとまったデータを連携させるべきか、それぞれの目的や状況に応じて最適なモデルを検討しましょう。

4．セキュリティ

ECサイトと基幹システムを連携する際は、セキュリティ面にも注意しましょう。

基幹システムでは、顧客の個人情報や自社の機密情報などの重要な情報を取り扱うことから、不正アクセスや情報漏洩が発生してしまうと、企業の信頼低下や顧客離れ、損害賠償などにつながる恐れがあります。そのため、システム間でデータを連携させる際は、安全なファイル連携方式を設計することが大切です。

さらに、連携ファイルの配置場所にも注意する必要があります。ウイルス対策ソフトや暗号化などにより、保護された環境を整えましょう。

5．不具合が発生した場合に備える

ECサイトと基幹システムを連携させる際は、万が一不具合が発生した場合の責任の所在や範囲、報告先を明確にしておくことも必要です。企業の基幹業務を管理する基幹システムが停止してしまうと、業務全体に影響を与えるため、迅速に対処できる体制が求められるからです。

なお、基幹システムの連携を進める際は、十分な実績やノウハウのあるシステム会社を選ぶと安心でしょう。

ECサイトと基幹システムを連携させる3つの方法と事例

ここからは、ECサイトと基幹システムを連携させる具体的な方法について紹介していきます。ここでは、以下3つの方法について詳しく解説していきますので、自社サイトに合った方法を選択していきましょう。

また、弊社株式会社シフトの各連携方法の事例も簡単にご紹介しますので、参考までにご覧ください。

1．ファイル連携

ファイル連携とは、送信されたデータをCSVファイルやTCV形式、xml形式、Excelファイルなどに出力し、そのファイルをFTPやSMB、CIFSなどの通信プロトコルを用いて転送する方法です。転送されたファイルを受信側のシステムが取り込むことにより、連携されます。

ファイル連携では通信プロトコルを使って転送を行うため、連携するシステムそのものに手を加える必要がありません。そのため、一方のシステムに障害が発生しても、もう一方に及ぶ影響を抑えることができるメリットがあります。また、大量のデータを1度で連携できるため、リアルタイムの連携よりも一定の間隔で連携させる場合に向いている方法といえます。

ファイル連携の事例

弊社株式会社シフトの数あるECサイトと基幹システムの連携実績の中でも、ファイル連携は最も実績数の多い実装方法で、実績全体の8割以上を占めます。中でもCSVファイル形式での連携が多いです。

ECサイト・基幹システムそれぞれの実装のしやすさ、比較的安価に連携ができるという点が、ファイル連携実績の多い理由です。

医療業界向けの商社である松吉医科器械株式会社様が展開する「マツヨシEC」はこの連携方法をとって構築しています。自前のECに加えて、Amazon、楽天でも商品を出展しており、基幹としてモールのシステムが既にあり、そこの基幹にすべての商品データがあったため、ECサイトとファイル連携しています。

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2．API連携

API（Application Programming Interface）とは、システムとプログラムをつなぐインターフェースで、APIを活用してシステム同士の機能を連携させる方法がAPI連携です。

API連携は、リアルタイムでの情報共有や他サービスとの連携がしやすいほか、セキュリティ面の強化も期待できます。しかし、基幹システムの場合はAPIの用意が難しい傾向にあります。なぜなら、基幹システムが誰でもアクセスできるオープンシステムではなく、特定の人物しかアクセスできないクローズドシステムであることと、Webサービスではないからです。また、APIが用意されていないと、自社で開発から構築まで進める必要があり、高額な開発費用がかかるでしょう。

なお、API連携が難しい場合は、データベース管理システムの1つであるストアドプロシージャを活用して連携させます。

ECサイトのAPI連携について詳しく説明した記事があります。
ECサイトのAPI連携をわかりやすく解説！事例から学ぶ活用方法

API連携の事例

弊社株式会社シフトの実績の中でもAPI連携は比較的少なく、基幹システム連携実績全体の1割程といったところです。理由としては先述の通り、基幹システム側にAPIが用意されていないケースが多いのと、開発コストが高額になるという点です。

社会科の教科書や地図で有名な株式会社帝国書院様のECサイトでは、基幹システム側でAPIが用意されていたので、地図データをECサイトとAPI連携しています。

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3．DB連携

DB（データベース）とは、整理された大量のデータを保管するシステムで、DB内に存在する複数のデータを紐づける方法が、DB連携です。

他にも、DBにテーブルの特定部分や複数テーブルを結合するビューを作成し、直接SQLを発行するケースもあります。

DB連携はすべてのデータを連携できるというメリットがありますが、一方でデータの容量が大きくなってしまう点に注意が必要です。

DB連携の事例

弊社株式会社シフトでは、あまり要件にマッチしない事が多いので、DB連携の実績はございません。

これまで紹介した実績以外にも基幹システムとの連携実績は豊富にございます。ECサイトと基幹システムの連携をご検討中の企業様は、お気軽にご相談ください。

ECサイトと基幹システム連携のまとめ

基幹システムは、ビジネスを行ううえで欠かせない、業務を効率化するためのシステムです。販売管理や在庫管理などシステムが独立しており、企業のあらゆる資源を一括管理するERPとは異なります。

特に、商品の種類が多い場合や在庫数に限りがある商品を取り扱っている場合、または発注量や発注頻度が高い場合などは、ヒューマンエラーを防ぐためにも、ECサイトと基幹システムの連携が必要です。また、ECサイトと基幹システムを連携させる際は、連携するデータの範囲や量、タイミング、セキュリティなどに注意しながら、どのような方法で連携するのか、検討していきましょう。

弊社株式会社シフトではECサイトの構築から基幹システムとの連携も得意としております。豊富な実績とノウハウがございますので、お気軽にご相談ください。