グループ共通の社内ポータルサイト構築で従業員が毎日訪れる必要不可欠なサイトに

ポータルサイトエンターテイメント 5000~9999名

ディレクター

濱野和洋

セガサミーホールディングス株式会社は、国内だけで29社を展開するセガサミーグループにおいて、グループ全体の情報伝達をより早く、より効率的に行うために、グループ共通の社内ポータルサイトをSITEMANAGEで立ち上げました。そして現在はコンテンツも充実し、従業員が毎日訪れる、業務に欠かせない存在となっています。

本プロジェクトの統括を行う総務本部コミュニケーションサービス部カルチャー推進課の本行様、山田様、平山様に、SITEMANAGE導入の決め手や活用方法、成果、今後のビジョンなどについて詳しくお話しいただきました。

事例紹介をまとめた資料もありますので、気になる方はこちらをご覧ください。

セガサミーホールディングス様の事例紹介をダウンロードする

課題

全グループ共通情報の伝達性を向上させ、コミュニケーションを活性化させる

施策

管理画面の操作性が高く、誰でも簡単に情報を公開できる
情報をアップロードした本人が、閲覧数などの成果まで確認できる

成果

ほとんどの従業員が毎日訪れるサイトに定着した
情報の掲載プロセスが効率化され、社内への浸透スピードも上がった
グループコミュニケーションが活性化した

全グループ会社で共通の社内ポータルサイトを発足したい
役員を含むプロジェクトメンバーが満場一致でSITEMANAGEを選択
開発期間は半年。シフトの提案もあり、納得感とスピード感をもって進められた
構築から3年で、多様なコンテンツが充実
PV数は3年間で2倍に伸長。グループ間のシナジーにも期待

全グループ会社で共通の社内ポータルサイトを発足したい

―最初に、セガサミーホールディングスの事業内容についてご紹介いただけますか。

山田様：セガサミーグループは、エンタテインメントコンテンツ事業を展開するセガと遊技機事業を展開するサミーが、2004年10月に経営統合して誕生しました。セガサミーホールディングスは、そのセガサミーグループのコーポレート機能を担っている組織です。

山田大介様　セガサミーホールディングス株式会社総務本部コミュニケーションサービス部カルチャー推進課

―SITEMANAGEを導入される前、どのような課題がありましたか。

本行様：セガサミーグループは、セガとサミーそれぞれの子会社を含め、国内だけで29社のグループ会社を展開しています。経営統合した2004年からしばらくは、各社がそれぞれに本社拠点を持っていましたが、2018年に多くのグループ会社の本社拠点を1カ所に集約しました。

その中で課題となっていたのが、本社拠点と人は１カ所に集まったものの、社内ポータルサイト（社内用のWebサイト）は各グループ会社で分かれていたこと。同じフロアで顔を合わせて仕事をしているのにもかかわらず、全社共通の重要な方針やコミュニケーションを従業員に発信したい場合は、その都度各グループ会社に依頼をして、情報を各社の社内ポータルサイトに転載してもらう必要がありました。情報の伝達性という面でも、作業効率という面でも、改善の余地があったわけです。そこで、社内ポータルサイトをグループ全体で統一するためのプロジェクトが発足しました。

―SITEMANAGEに興味を持たれた経緯を教えてください。

濱野：初めてお会いしたのは、2019年に東京ビックサイトで開催された販促EXPOの展示会でIT関連企業が多く出展していましたね。

本行様：そうですね。今までお付き合いがあったIT企業さんもありましたが、せっかく新しくサイトをつくるのであれば、新たな発想を取り入れたいという思いがあったので、ほかにどのような会社さんがあるのかを見たいと思って展示会に足を運びました。

私は過去にも事業会社で社内ポータルサイトを立ち上げた経験があり、CMSを触ったこともあるのですが、SITEMANAGEを拝見したところ、すごくシンプルでわかりやすいという印象を受けました。そこで、シフトさんにもコンペでご提案いただけないかとお声がけしたんです。

プロジェクトメンバーが満場一致でSITEMANAGEを選択

―最終的にSITEMANAGEを選んだ決め手は何だったのでしょうか。

本行秀和様　セガサミーホールディングス株式会社総務本部コミュニケーションサービス部カルチャー推進課　課長

本行様：4～5社にお声がけして提案していただき、比較検討したのですが、十数人のプロジェクトメンバーが、満場一致でSITEMANAGEを選びました。

比較の際に重視していたポイントは3つです。1つ目は、ITの知識をあまり持たない人でも操作が容易であること。2つ目は、一つひとつの記事について、PV数などの数字がしっかりと取得できること。3つ目は、コスト面です。

その中でも一番大事にしていたのは、操作が容易で誰にでも記事が投稿できることだったのですが、SITEMANAGEはその点が他社に比べて明らかに優れていました。管理画面が見やすくて操作性も高く、ITの専門知識がなくても、使い方を少々勉強するだけで感覚的にページの作成ができるというレベルが最も実現しやすそうだったんです。

加えて、管理画面上で一つひとつの記事の閲覧数が確認できることも、非常にポイントが高かったですね。今まで社内ポータルサイトの記事の閲覧数は、サイト管理を司る部署でしか見ることができず、各部署で記事を投稿している人たちはその記事がどれほど読まれたのか、つまり、その情報をどれほど従業員に知ってもらえたのかを把握することができていませんでした。でも、自分の投稿した記事の閲覧数がわかれば、もっと読んでもらうためにはどうすればいいのかを考え工夫するようになります。

Analysisプラグインイメージ

投稿した記事ごとに閲覧数が確認できるAnalysisプラグイン

そうした数字はGoogleアナリティクスなどでも取れますが、Googleアナリティクスを読み解くには、ある程度の知識が必要です。その点SITEMANAGEは、あくまでも管理画面上で、自分の掲載した記事の効果が確認できるようになっています。

コストについても他社と比較しながら総合的に判断し、導入しやすい費用だと思いました。SITEMANAGEの導入は、こうしたポイントが決め手でしたね。

開発期間は半年。シフトの提案もあり、納得感とスピード感をもって進められた

―導入決定後、開発のキックオフからリリースまでの主な流れを教えてください。

濱野：展示会が2019年7月で、コンペの開催が8月、開発のキックオフが翌月の9月だったと記憶しています。スピード感は速かったですね。

濱野和洋　シフト Webディレクター

本行様：そうですね。私はその期間中に、各グループ会社に向けて新しい社内ポータルサイトの構想をプレゼンし、承諾をもらっていました。当初から、自分の中にこうあるべきだと思うサイトマップやトップページのイメージがあったので、それを説明して回ってからキックオフしましたね。

開発は約半年で行い、2020年4月1日にリリースしました。もともとは、早ければ5月という予定だったのですが、新型コロナウイルス感染症の拡大で緊急事態宣言が出されるかもしれないということになり、それに対する全社の方針を新しい社内ポータルサイトで通達したいという話になったんです。

そこから、4月1日にリリースするためにはどうすればいいかを考え、完全な形ではなくても、全社に情報発信を行うインフォメーションの部分だけはリリースできるように調整を行いました。とはいえ、結果的にはほとんど予定に近い形でリリースできましたよね。

―開発を振り返って、印象的なことは何ですか。

本行様：我々の理想を実現してもらうために、シフトさんにセガサミーグループの構造を説明し、ご理解いただきながら、システムに落とし込んでいったことが印象的でしたね。

濱野：組織構造を理解するところから始め、組織構造に合わせたCMSにするのに苦労しましたね。やはり、社内ポータルサイトに掲載する情報やコンテンツは、全社に公開するものだけでなく、特定の会社やグループのみに公開を制限する必要があります。そうした運用を実現するため、CMSで使うアカウントのグルーピングや権限を組織構造に合わせる必要がありました。

沼尻：システムを構築する側としては、システム構造が複雑化しないようにできるだけシンプルなルールにしたいという思いがあるのですが、一方でセガサミーさん側には、会社や部署によってイレギュラーな対応をしたいというご要望もありました。そのすべてに対応するとシステムがどんどん複雑になっていってしまうので、落としどころを見つけていきましたね。

沼尻勝貴　シフトシステムエンジニア

本行様：シフトさんがその落としどころをきちんと提案してくださるので、一つずつ話し合い、お互いに納得し合って進めていくことができました。揉めるのではなく、そうして納得しながら進められたからこそ、半年という短期間での開発が実現できたのではないかと思います。

沼尻：実現したいビジョンがはっきりしていたので、こちらもヒアリングとご提案がやりやすかったですし、だからこそ決めていただくのも早かったなと思います。

―そうした話し合いは、どのように行われていたのですか。

本行様：コロナ禍になる前だったので基本的には対面で、週1回3～4時間のミーティングを行っていましたね。それ以外にも、タスク管理ツール上でやり取りをしたり、テキストだけではうまく伝わらないと思ったときは電話をかけたりしながら、進めていきました。

構築から3年で、多様なコンテンツが充実

―できあがった社内ポータルサイトの特徴や機能を教えてください。

山田様：そもそも統合の目的であったインフォメーションや社内規程・マニュアルなどの掲載はもちろんですが、新たにグループのコミュニケーションにつながるイベント情報を掲載できるページを作成するなど、どんどん内容を充実させています。

また、サイトに毎日訪れてもらう工夫を開発当初から盛り込んでおり、勤怠の入力や経費精算を社内ポータルサイトから行う仕組みにするなど、何かするときはまず社内ポータルサイトを開くという習慣をつけることで、経営からのメッセージや株価といった会社の重要な情報を毎日インプットしてもらえるようにしています。

ほかにも、人事労務系の手続きをわかりやすく解説するコンテンツをつくったり、従業員からの意見を参考に、より使いやすい形にリニューアルを行ったりしながら、アクセス数を伸ばし、活用方法を広げています。

平山様：情報発信の方法も進化していて、最初はテキストがメインでしたが、最近は記事のデザイン性を高めて見た目をよくしたり、画像やイラスト、動画も含めて見せるようなコンテンツをつくったりもしています。

今は特に動画が増えていて、2021年は142本だったのが、2023年3月には237本と倍近くになりました。動画は、テキストよりも話のニュアンスや熱量が伝わりやすいですし、閲覧してもらいやすいので、社長メッセージの発信にも活用していますね。

平山希代子様　セガサミーホールディングス株式会社総務本部コミュニケーションサービス部カルチャー推進課

本行様：社内向けの番組を制作している事業会社もありますよね。番組を通して今後のサービス開発の方向性を発信していたりするのですが、それを普段全く関わりのないグループ会社の人が視聴することで、グループ内の会社をよく知るきっかけになっています。ゆくゆくは、グループ会社同士がお互いの理解を深め、何かしらのシナジーを生み出すことに繋がればいいなと期待しています。

PV数は3年間で2倍に伸長。グループ間のシナジーにも期待

―SITEMANAGEでサイトを立ち上げてから約3年が経ちましたが、その成果はいかがでしょうか。

本行様：全グループ会社で社内ポータルサイトを統一してから、グループ内の情報伝達スピードが格段に上がりました。サイト構築当初は、緊急事態宣言に関する通達やコロナワクチンの職域接種のお知らせなど、重要な情報を毎日のように発信していましたが、そうした情報も一気に浸透しました。情報を発信するまでのプロセスも効率化でき、掲載までのスピードも上がりました。サイトの発足からすぐに大きな効果が得られたという印象です。

平山様：一人ひとりが掲載した記事の閲覧数を見られるようになったことで、どうすればもっと読んでもらえるのかを考えるようになり、情報発信の在り方もグループ全体でブラッシュアップされてきたと感じます。

山田様：定量面では、デイリーの平均PV数がサイト発足当初は約2万PVだったところから、2023年3月には4万PV以上と、約2倍まで伸長しました。おそらく従業員の70～80%が毎日訪れているのではないでしょうか。コンテンツ内容や社内のコミュニケーション活動の充実によって、社内ポータルサイトの認知や重要性が上がった結果だと思います。

―今後、SITEMANAGEを活用して実現したいことはありますか。

山田様：社内ポータルサイトのコンテンツが豊富になってきたので、社内ポータルサイト内で情報を見つけやすくするために、ChatGPTを使った検索や要約の機能を取り入れたいですね。ほかにも、世の中に革新的な技術が出てくれば、そういったものを積極的に取り入れていきたいと思っています。

現在はサステナビリティの専用ページや、セガとサミーの社内報ページ、そしてセガの社外向けの製品サイトもSITEMANAGEで制作しています。やはり、SITEMANAGEは誰でも使える点が素晴らしいですし、プラットフォームが同一なので管理や保守が一元化できて、グループ全体での費用対効果も高まります。いずれ異動などで人が入れ替わっても引き継ぎやすいので、これからも社内でSITEMANAGEを活用していけたらと思っています。

それにより、高いレベルでグループ内の連携やコミュニケーションが取れる環境を構築してグループ会社間のシナジーを生んでいくということが、今後のビジョンですね。