社員が使いたい社内ポータルサイトとは？事例で学ぶ成功の秘訣

＊この記事は2021年8月17日に更新されました。

はじめに

企業内の情報を確認するのに欠かせない存在といえるのが、社内ポータルサイトです。
社内に散らばった情報を一元管理し、さらにその管理を容易にする社内ポータルサイトは、非常に便利なツールだといえるでしょう。
会社の規模が大きくなるほど、組織・拠点ごとに複数の社内ポータルが用意され、社員はどこに何があるのかがわからず、あまり利用されず情報共有がうまくいっていない会社も少なくありません。
この記事では、社内ポータルサイトを運営するメリットや、新規構築・リニューアルする際の注意点、その機能や構築の流れまで一挙にご紹介します。
これを読んで、社内ポータルサイトの失敗しない構築（リニューアル）方法、運用方法を学んでいただき、業務効率化・コスト削減を目指してみてください。

記事内で紹介しているセガサミーホールディングス様の導入事例については、こちらの資料で詳しく解説しています。
社内ポータルサイトの具体的な事例にご興味のある方はぜひ読んでみて下さい。

【社内ポータル閲覧率80％を実現した理由】

社内ポータルサイトとは

社内ポータルサイトとは、社内の様々な情報とアプリケーションにアクセスするために最初に通過する入り口となるWebサイトのことを言います。
社内のあちこちに存在する情報・アプリケーションを一つにまとめておけるので、スマートフォンのホーム画面のようにさまざまなアプリケ―ションをひとまとめにしたようなイメージに近くなります。
社員の方が業務上で何かわからないことがあった際に、社内ポータルサイトにアクセスすることで必要な情報をスピーディーに入手することができます。
また、自身が得た情報をポータルサイト上にアップロードすることで簡単に社内共有をすることもできるため、業務の効率化にも繋がります。

一般的なポータルサイトとの違い

そもそも、ポータルサイトとは多くの情報を一つにまとめ、それぞれの情報に簡単にアクセスできるようにした入口（ポータル）となるサイトのことをいいます。

ポータルサイトの代表例にYahoo!がありますが、情報の「入口」という役割は社内ポータルサイト同じです。
違いとしては対象となる利用者が社内ポータルサイトの場合、社員の方に限定されるという点です。
社員間での情報伝達や情報共有が目的となるため、社内の人間しか利用できないイントラネット上（組織内のプライベートネットワーク）で構築されます。
外部と遮断された状態で情報のやり取りするため、セキュリティ面で優れているのが特徴です。

社内SNSなどの類似サービスとの違い

社内の情報共有ツールの中には、社内ポータル以外にも類似した社内 SNSや、グループウェア、社内掲示板等があります。
ここではそれぞれの役割や機能の違いについて説明していきます。

社内SNS

社内SNSはLINEや Facebook、 Twitterなどの SNSを社内向けに利用したものです。
主にコミュニケーションや情報共有に用いられるツールとして使われ、部署横断のコミュニケーションが生まれやすく、いつでもどこでもコミュニケーションがとれる手軽さが特徴です。
ただし「SNS疲れ」に陥ってしまうリスクがあるともいわれています。
コミュニケーションは活性化して良いのですが、その一方「すぐに返事をしなければ」「新しいメッセージが届いていないだろうか」というプレッシャーになることあり、そのストレスが溜まってしまうリスクもあります。

グループウェア

グループウェアは社内でのスケジュールやタスクの共有、情報共有に用いられるツールです。
主な機能としてスケジュール管理、メール機能、ドキュメント共有などがあり、メールやチャットなどのコミュニケーションに重きを置いている社内SNSよりも業務効率化を図ることを目的としている場合が多いです。

社内掲示板

ここでいう社内掲示板とは、社員専用のインターネット掲示板です。
従来、オフィスの目立つ場所にホワイトボードやコルクボードが設置され、連絡事項を掲示していたアナログ掲示版をデジタル化したものです。
インターネット社内掲示版でも、目的は社内の人に連絡事項を伝えるために設けられているという点は同じです。
ただし最近では、他のサービスに取って代わられ、導入している会社も少なくなっているようです。

上記のようなアプリケーション・メール・掲示板・社内SNSなどにアクセスするための入り口となるサイト、それが社内ポータルサイトなのです。

社内ポータルサイトを構築する５つのメリット

１．スムーズな情報伝達

メリットの1つ目としては社員同士のコミュニケーションを向上させることができる点がまず挙げられます。
例えば、サイトを使って勉強会を募集することもできるので、交流が活性化します。
社内ポータルサイトに SNS機能やメッセージ機能を搭載することもできるので、社員同士の交流がしやすいでしょう。

また、会社の規模が大きく社員数が多いほど、社員同士がどのような働き方をしているのか把握しづらくなると思います。
ミーティングやイベントなどで他部署のメンバーを集めたい時には、日程の調整や声かけの仕方など、何かと気を使うものですが
社内ポータルサイトの SNS機能やメッセージ機能を使えば、他部署への依頼をコメント一つで可能にします。
相手は任意のタイミングで閲覧でき、コメント機能を使って返信するだけなので、スムーズに伝達事項を伝えられます。

株式会社シフトでは、国内だけで29社を展開するセガサミーグループ共通の社内ポータルサイトを構築しました。
サイト導入に至った背景や、導入後の成果はこちらのインタビュー記事で詳しく紹介しています。

【インタビュー記事】従業員が毎日訪れる必要不可欠なサイトに…

２．社内で使うツールを一つにできる

社内ポータルサイトを導入することで、これまでバラバラに管理されていた掲示版・プロジェクト管理・ファイル管理・日々のやりとりが社内ポータルサイト一ヵ所に集約されるので、 必要な情報に簡単にアクセスできるようになります。 
社内で使う様々なツールを一ヵ所にまとめることによって、社内ポータルサイトを利用する人も増えるようになるでしょう。

３．生産性が上がる

必要な情報を社内ポータルサイトにまとめれば、社内やチーム内での情報共有のスピードが格段にアップします。
結果として、情報の伝達ミスや無駄な会議・メールのやり取りを減らせるため、職場の生産性が上がるでしょう。
ファイルの共有もより容易になりますし、業務に関するやり取りを閉鎖的な空間で行わずにオープンにできるため、業務効率が上がるというメリットも得られます。

４．社内間の問合せが減る

新入社員などは企業の福利厚生制度の内容について知らないことが多く、どうしても担当部署などへの問い合わせが多くなってしまうかと思います。
多く質問される内容などは社内ポータルサイトに Q&A方式にまとめて共有すれば、不明点がある社員は質問が格納されている場所を閲覧するだけで、多くの疑問を解消できるはずです。
問い合わせの量を減らし、担当部署の業務負担を減らすことができます。

５．ペーパーレス化でコスト削減

社内ポータルサイトを導入することで、ペーパーレス化が期待できます。
社内ポータルサイトで情報を共有すれば、紙を使った情報発信が不要となり、紙を使用しないことで経費削減にも繋がるというメリットがあります。

社内ポータルサイトの主な機能

顧客・案件管理機能

社内ポータルサイトの機能の中には顧客や案件を管理できる機能があるので、社内に散在した顧客情報や案件情報を一元管理でき、 営業活動を効率化することが出来ます。
一元管理できれば、二重対応や対応の漏れも防ぐことが出来ます。

スケジュール管理機能

社内ポータルサイトのスケジュール管理機能では、タスクの期日や会議の日時などをカレンダー形式で管理できます。
登録した予定は共有できるので、チーム内でスケジュールを簡単に調整・共有できるようになります。
やるべきタスクの見落としや、チーム内の情報の共有不足といった問題を解決できるでしょう。

プロジェクト管理機能

社内ポータルサイトのプロジェクト管理機能を利用すれば、プロジェクトの目標やその進捗状況・スケジュールをも包括的に共有できるようになります。
「誰が何を担当していてどのような状況にあるのかがわからない」という状態が大幅に改善され、様々な項目が可視化されるのでチーム内でプロジェクトを進めやすくなるでしょう。

各種申請機能

申請書など各種申請を行う際のワークフローも、社内ポータルサイトに組み込むことができます。
交通費の精算など、ワークフローのシステム上で一元化されるため、スムーズな決済を可能にします。
手書きの書類やメールでのやり取りを行う場合よりも迅速に申請でき、ペーパーレス化も実現可能です。

レポート機能

社内ポータルのレポート機能は、外出先でもスマホを通じてリアルタイムで現場の状況を職場と共有することが可能です。
何か問題が起きたときでも迅速に対応できるようになると思います。
また、データを入力すれば自動でグラフ化・分析してくれる機能もあるため、手間を省きながらより内容の充実した日報や報告書を書けるようになるでしょう。

チャット機能

社内ポータルサイトには、 SNSやチャット機能などのコミュニケーションツールも含まれています。
メールのように堅苦しく形式ばったものとは異なり、リアルタイムにフランクなやり取りができるため、社内間の活発なコミュニケーションがとれるでしょう。
無駄な会議を削減できるうえに、情報がより容易に共有できるため業務効率アップにもつながります。

掲示板機能

掲示板機能を利用すれば、共有すべき必要な情報を「お知らせ」という形で素早く社員へ周知できます。
また、部署をまたぐような形で対面でのコミュニケーションや質問が難しい場合でも、掲示板機能を使えば疑問やノウハウを共有できるというメリットもあります。

勤怠管理機能

ポータルサイトの勤怠管理機能を使えば、タイムカードやエクセルでの勤怠管理をする必要がなくなり、すべてオンラインで出退勤登録が可能になります。
出退勤管理から、残業・休暇申請、有休残日数管理、緊急時の勤怠連絡まで、すべてをオンラインで完結でき、勤怠管理業務をシンプルにしてくれます。
勤怠情報は自動で集計されるため月末のまとめ直しや、計算の手間がなくなり、有給残日数や残業時間数を実績と紐づけて管理できるため、その都度かかる計算が必要なくなります。

使い方が難しい

機能が多くなりすぎると、マニュアルを見ないと使い方がわからないような社内ポータルサイトになってしまいます。
そのように使い方が難しいものは、日常の業務に溶け込ませるのは非常に難しいです。
一度「使うのが難しい」という印象を持ってしまうと、そのサイトを使うハードルが高くなってしまい、アクセスする機会は少なくなってしまうでしょう。

使っている人が少ない

そもそも社内ポータルサイトを使っている人が少ないと、活用されることもなくなってしまいます。
ただ社内ポータルサイトを用意して「どうぞ」と案内しても、使い方が難しかったり、見た目が複雑だったりすると利用者は増えません。
特に社員の方にとって、見やすいデザインか、使いやすいサイトかは”利用されるかどうかの分かれ道”になります。
普段から習慣的に利用するものだからこそ、使いやすいサイトにする工夫が必要です。

株式会社シフトでは、セガサミーホールディングス様の社内ポータルサイトを構築しました。
グループ内の従業員が毎日訪れる理由をこちらのインタビュー記事で紹介しています。

【インタビュー記事】従業員が毎日訪れる必要不可欠なサイトに…

情報が見つけにくい

仕組みや情報を集めて羅列するだけでは、社員の方が得たい情報にたどり着くことが難しくなります。
社内ポータルサイトをさまよい、結果的に業務効率を下げてしまうことがあれば、それこそ本末転倒です。
また、全体への周知が行き届いておらず、社員の方がその存在すら知らない…なんてケースもあるようです。（もったいない）
情報を見つけやすくするには、ページのレイアウトやデザインなどの工夫も必要ですし、検索機能などをつける場合は「検索性能」も気をつける必要があります。

投稿がテンプレート化されていない

社内での「情報共有」は、ある程度内容を特定しない限り、ジャンルが広すぎて何を投稿すればいいかわからない状態になります。
特に、社内ポータルサイトを導入し始めた最初の数ヵ月は、投稿するのに心理的なハードルが高くなります。
そのため、最初にできる限り多くのサンプル投稿を作成しておき、「テンプレート」を作成すると運用がスムーズになるでしょう。
テンプレートを作成することによって、「何を投稿すべきか」が明確になり、型にはめて書き始められるため、書く時間を短縮できるメリットもあります。

ポイント５：アクセス制限

社内ポータルサイトの場合、社内からしかアクセスできなくしたり、指定の IPアドレスからのアクセスのみ許可したりと、社員だけが閲覧できるようにするのが一般的です。
社外への情報漏洩を防止するためにセキュリティには十分注意が必要です。
また、社内ポータルサイトには、ファイルデータの共有が行える機能があります。
全社員に見せたくないファイルや、特定の人だけに共有したいファイルがあれば、そのファイルごとに閲覧制限をかけることが出来るので、情報の漏洩を防ぐことが出来ます。

ポイント６：社員のセキュリティ意識の向上

社外で不用意に閲覧して、情報漏洩に関する状況にならないためにも、社員の方にはセキュリティの意識を持ってもらうことが大切です。
しっかりとルールを決めて定期的に啓蒙するようにして、情報漏洩を防ぎましょう。

社内ポータルサイト構築手順と納期(シフトの場合)

１．ヒアリング・要件定義

利用する社員のアクセス方法、コンテンツ閲覧制限仕様、扱うコンテンツの種類、ボリューム、 アクセス端末、アクセス数、インフラ要件などを整理していきます。

ヒアリングでのポイントは、前述の” 利用する社員情報のアクセス制限仕様”です 。
Windowsの AD認証を利用したり、 SMALを利用した シングルサインオン認証、独自認証（ユーザーデータベース構築）など様々で、方式によって コストが大きく変わります。

また、社員（部署が多い）によってコンテンツの出しわけが必要となるケースも多いです。
扱うコンテンツの種類も、例えば動画コンテンツを扱う必要がある場合、外部の動画配信ベンダーと連携をすることが多いです。
外国人の社員が多い場合は、サイトを多言語展開することもあります。
データ移行が発生する場合は、既存システムからのデータ移行設計の難易度が高くなることが多いです。

要件定義にかかる期間は案件の内容によってさまざまですが、２ヵ月程度が一般的です。

２．設計

要件定義の内容に沿って、公開側と管理画面の設計を行います。
社員のアクセス制限やコンテンツ閲覧制限の仕様によっては設計の 難易度が高く なることがあります。
また、データ移行を行う際に複数のサイトから移行する場合は、移行計画、設計に時間がかかることがあります。

設計を行う期間は２ヵ月程度が多いです。

３．デザイン作成

デザインの作成は一般的なサイトと大きく変わりません。
情報量が多くなることが多いので、「見る」より「使う」を意識した UI設計をして、 デザインがシンプルなスタイリッシュなデザインにすることが多いです。

期間は1ヵ月から2ヵ月程度が多いです。

４．システム開発

作成したデザインを元に社内ポータルサイトを構築していきます。
開発は一般的な Webシステムの構築とあまり変わりはありません。
アクセス制限による認証方式やコンテンツ閲覧制御に時間を使います。
他の開発はシフトのパッケージCMS  SITEMANAGEであれば標準プラグインの機能で対応できることが多いです。
社内ポータルサイトの基盤として、CMS（コンテンツマネジメントシステム）を導入することで、コンテンツの共有をしやすくします。
SITEMANAGEの詳細を見る

規模にもよりますが、開発にかかる期間は２ヵ月から５ヵ月程度です。

５．データ移行

現状のコンテンツを新システムに移行します。
移行元のシステムによってデータ移行の難易度が変わります。
主に下記の方法でデータ移行を進めていきます。

• データベースの dumpから移行する
• クローリングして HTMLを取得する
• 手動で HTML を作成する

どの方式も簡単ではなく、最終的には目視確認も必要で、 CSSの調整等を行い、 レイアウトを調整することが多いです。

期間は、1ヵ月から６ヵ月と様々です。

６．テスト

社内ポータルサイトが正常に動作しているかを確認するためにテストを行ないます。
特にアクセス制限による認証方式やコンテンツ閲覧制御のテストが難しいので、テストには時間を使います。

期間は2ヶ月から 3ヶ月程度となります。

７．リリース

テストを終えるといよいよリリースです。
社内のインフラを利用する場合、リリース時に客先に伺うことがあります。
最近は、 AWSなどのクラウド環境で運用する会社が増えてきています。

期間は１日で完了します。

社内ポータルサイトの平均的な納期

要件などによって納期は変動しますが、おおむね4ヶ月から６ヶ月ぐらいの納期が一般的です。